Edição atual tal como às 10h04min de 11 de setembro de 2023

Passos para controlar o estoque

O ContaHUB possui várias rotinas que ajudará ao estabelecimento a controlar seu estoque de mercadorias.

A movimentação de estoque se dá pelos seguintes meios:

Saídas

Venda de mercadoria
Perda de mercadoria
Utilização de insumos em um produto vendido (por meio de Ficha Técnica)
Porcionamentos - Transformação de insumos em produto final ou em produto intermediário
Transferência para outros estabelecimentos do mesmo grupo

Entradas

Compra de mercadoria
Porcionamentos (saída de insumos e entrada de produto final)

Ajustes

Contagens
Zerar estoque a cada compra

Passos

A maioria das saídas de mercadorias, o próprio sistema faz, já que controla 100% das vendas.

Os próximos passos para ter um bom controle de estoque, na ordem que deve ser seguida são:

1. Lançar tudo que tem saida de estoque, mesmo que seja cortesia, pra consumo dos sócios ou perda.

2. Dar entrada nas compras (e associar produtos de fornecedores com itens internos)

2.1 Fazer uma varredura nos produtos, definindo boas "unidades" de trabalho ("UN" normalmente é má idéia) - recomenda-se adotar um padrão, ex: GF, Lata, L, GF700ml, KG, Porção, Saco1Kg, Pct200g, ...

3. Fazer contagem periódica (semanal, é o aconselhável)

3.1 Defina "grupos de compras" para agilizar sua contagem

3.2 Defina os produtos que terão saída automática (no momento de uma nova compra)

4. Definir fichas técnicas, fazendo com que a saída se dê na venda do produto final.

5. Aplicar rotinas de porcionamento (transformação de Insumos em Produtos Finais)

Prioridades e prioridades

Priorize que tipo de produto você vai controlar:

1. O que é mais fácil primeiro e não precisa de ficha técnica: produtos de revenda, sem nenhuma preparação (ex: refrigerantes, vinhos, cerveja, garrafas de uísque vendidas na unidade, etc.)

2. O que tem maior valor agregado, mas precisa de ficha técnica: proteínas, destilados (em dose, por exemplo), combos, drinks

3. Itens de mais baixo valor.

4. Não controle aquilo que simplesmente não vale a pena: o controle não pode custar mais caro do que a coisa controlada, mas tenha em mente que a perda controle de parte do estoque pode trazer efeitos negativos para a equipe, arriscando todo o processo. Avalie!

Entrada de Mercadoria

Na opção ESTOQUE > RECEBIMENTO [1] do ContaHUB, é possível dar recebimento das mercadorias compradas, e também alimentar a base de dados de produtos dos estabelecimentos com os dados fiscais aproveitados das NF-e dos fornecedores.

O próprio sistema consulta a Receita Federal em alguns momentos do dia e já baixa os XML das compras realizadas com NF-e.

Associação de Produtos

Sempre que um produto for comprado a primeira vez em um fornecedor, é necessário fazer associação com os produtos do estabelecimento.

Essa é a melhor forma de garantir que os dados fiscais das NF emitidas estejam corretamente configurados. (os Fornecedores normalmente os classificam de forma correta).

Após a primeira compra, o sistema carregará os produtos automaticamente pois já "aprendeu" a que aquelas compras se referem.

As compras que tem algum produto a ser associado estarão sinalizadas com uma Interrogação:

Clicando sobre o Item da NF, a tela de associação se abrirá e será possível visualizar os dados fiscais utilizados pelo Fornecedor e uma lista de produtos aparecerá abaixo, para escolha.

Escolha o produto e informe a quantidade, no fator de conversão:

Dados da NF-e do Fornecedor

Todos os dados em verde se referem aos dados do produto, como o fornecedor trata.

É preciso fazer a "associação" correta para os produtos da empresa.

Em algumas situações, o valor da nota pode ser diferente do valor que consta no sistema:

A princípio isso não deveria acontecer, mas é possível que ocorra quando o valor que foi dado na cotação do produto não inclua alguns adicionais, o que faz com que os dois valores fiquem diferentes. Repare que, nestes casos, o valor da nota está em verde e o valor que consta no sistema está em azul (destacados em vermelho). Se os dois valores estivessem iguais, estariam ambos na cor preta, (destacados em laranja) .

Se fosse uma caixa de cerveja por exemplo, faria sentido o valor não coincidir porque o preço em azul seria o da garrafa (a unidade de medida que o estabelecimento usa para cerveja) e o preço em verde seria da caixa:

Na imagem acima, os valores que tem como medida a garrafa (valores do sistema) estão destacados em vermelho e os valores que tem como medida a caixa (valores da nota) estão destacados em laranja.

No primeiro caso, em que a unidade de medida é a mesma para o estabelecimento e para a nota fiscal (kg), o normal era que o valor também fosse o mesmo.

Alteração de dados de Produtos na Associação

Na associação de Produtos, você pode aproveitar e corrigir dados cadastrais do produto, tais como a Unidade de Medida, o Fator de Conversão ou os dados fiscais. Pra isso, utilize o Botão sinalizado abaixo, ou um Duplo Click sobre os campos de Fator de Conversao e Unidade:

IMPORTANTE: Se o cadastro e associações existem a mais tempo, assista esse vídeo, que endereça questões mais complexas:

https://www.youtube.com/watch?v=GfQhzsj-ZoY&list=PLbmmrhckATEusAwQk-IAX6U72DHSgY8t_&index=8

Alertas de divergência de cadastro

Embora provável, não obrigatoriamente o fornecedor está com o cadastro correto.

Como Resolver?

1° Coloque o mouse exatamente nesse local e em seguida arraste para a direita para ter acesso a mensagem:

2° Agora que estamos vendo exatamente qual o erro, basta atualizar o dado incorreto:

3° Clique uma vez no produto que será corrigido, nesse caso, a água tônica. Irá aparecer a tela "Fornecedor Produto" à direita:

4° Clique no botão "Alterar Produto":

5° Corrija o dado que veio incorreto do fornecedor, em seguida, clique em "Alterar Produto":

Pronto! Caso apareça um erro em outro dado fiscal, repita o processo.

Comparação de preços com outros fornecedores

Nota não baixadas

O ContaHUB acessa a Fazenda, em alguns momentos do dia.

Dependendo do momento, a NF já existe no Banco, mas não é possível ainda baixar o XML completo e é preciso esperar algum tempo até que a SEFAZ disponibilize o arquivo (pode ser 5 minutos ou 1 hora), e comandar manualmente a baixa do arquivo:

Criando grupos pelo estoque

Para funcionários que não possuem superusuário, essa é a única forma de se criar um novo grupo.

Confira o passo a passo em imagens:

Primeiro deve-se entrar na aba de 'Estoque':

em seguida, 'Recebimento':

escolher a nota do produto que fará parte desse novo grupo, clicar no produto:

clicar na opção de '+':

decidir um nome para o produto e, quando clicar na opção 'Grupo' a última opção será '+Novo Grupo':

Por fim, clique em 'Criar Produto e Associar':

Recebimento da Mercadoria

Ao clicar a NF, a tela com os itens é exibida. No caso, todos precisam necessariamente estar associados com os produtos do estabelecimento:

Na tela da NF, é possível ter várias visões (itens, duplicatas, XML, NF-e, comparativo, etc.) Para dar recebimento, é só informar a data de entrada no estoque.

Fazendo a contagem

O que é o Grupo de Compra?

o grupo de compra serve para organizar por partes a contagem que será feita. Pode ser organizado por local da contagem (contagem do bar / contagem da cozinha), pode ser organizado por funcionário que terá a responsabilidade da contagem (contagem João / Contagem Maria).

Como usar o Grupo de Compra?

Primeiro você deve ir em 'Estoque';

E depois 'Contagem'.

A segunda coluna já é o Grupo Compra. Nele você poderá organizar da forma que quiser, mas aconselhamos que seja com a sintaxe 'A. Contagem x' 'B. Contagem Y'

Feito isso, todos os itens que serão contados estarão organizados e isso já economiza bastante tempo.

Contagem Manual

a partir de agora teremos duas possibilidades: a contagem com a parte manual, onde o funcionário terá uma planilha e anotará a contagem nela, para em seguida atualizar no sistema; ou a contagem direto pelo sistema.

A vantagem da contagem manual é que, como não envolve muita tecnologia, alguns funcionários poderão ter mais facilidade. Então mesmo que demore mais um pouco, minimizará possíveis por falta de afinidade com o computador/celular.

Para imprimir essa planilha basta clicar no botão 'Planilha' ainda na aba de Contagem.

Lançando a contagem no sistema

O próximo passo é lançar a contagem física no sistema, e isso é bastante simples.

A coluna 'Contagem' é quase uma calculadora, então você pode fazer somas, subtrações, divisões e multiplicações nela.

Feito isso, Basta apertar a tecla 'ENTER' e a contagem do item ficará amarela. Isso indica que já foi feita e só falta clicar no botão 'Enviar' no canto superior direito da tela.

Dicas

1° Enquanto estiver fazendo a contagem, não atualize a página nem faça nenhuma busca de item específico sem antes clicar em 'Enviar'. Do contrário, perderá todas as contagem que estiverem em amarelo.

2° Preste bastante atenção com relação às unidades (litro, kg, gf, etc)

3° É possível fazer a contagem pelo celular, mas é mais demorado. Opte por fazer a contagem manual e depois usar um computador para lançar tudo junto.

Inativação de produtos

Inativação de produto único

Basta ir em 'Produtos';

Pesquisar o item desejado;

escolher a opção 'Cadastro' (provavelmente já estará nessa janela);

retirar o "Visto" na opção 'Ativo'.

Em seguida, salve a alteração apertando a tecla 'ENTER'

Inativação de vários produtos

Vá em 'Estoque';

Depois em 'Produtos Planilha';

Escolha uma das opções de tabela em que o seu produto está;

Na coluna 'Ativo' troque o 'S' por 'N'.

Fundir dois produtos em um só

quando existem dois produtos que se referem ao mesmo item, é possível fundir os cadastros para unifica-los. para isso;

No menu inicial clique em Produto:

pesquise o item que está duplicado;

Clique no item que será inativado e escolha a opção 'Operações';

por fim, clique na opção 'Fundir Produto' e escolha o item que é igual mas não será inativado!

Mudanças entre as edições de "Estoque"