Estoque

Passos para controlar o estoque

O ContaHUB possui várias rotinas que ajudará ao estabelecimento a controlar seu estoque de mercadorias.

A movimentação de estoque se dá pelos seguintes meios:

Saídas

1. Venda de mercadoria
2. Perda de mercadoria
3. Utilização de insumos em um produto vendido (por meio de Ficha Técnica)
4. Porcionamentos == Transformação de insumos em produto final - ou em produto intermediário ==

Vamos entender como relacionar os insumos com os produtos finais. Usaremos como exemplo a transformação de carne moída em hambúrguer. Vamos em Menu Principal > Compras > Produtos-Compras e procuramos pela carne moída. Clicando sobre o produto, se abrirá um janela com as informações do cadastro. Na opção "Estoque" podemos ver a quantidade de carne comprada, neste caso, 5.052 Kg:

Para fazer a transformação, criaremos um produto chamado "hambúrguer cru". Vamos em Menu Principal > Produtos e, na tela, clicamos no botão "+". Então nomeamos o novo produto e clicamos em "OK":

Com o produto criado, podemos fazer a transformação. Vamos em Menu Principal > Produção > Gasto. Na parte inferior esquerda da tela clicamos no botão transformação:

No guia que se abrirá do lado direito, vamos informar o produto resultante (Hambúrguer cru 150g), a quantidade dele (com 5kg foram feitas 34 unidades mais ou menos) e o insumo usado (carne moída) e a quantidade do insumo usado (5,05 kg). Na descrição já estará qual foi o produto resultante. Preenchidas as informações, basta clicar em "Salvar":

Obs: Repare que os produtos podem ter pequenas variações de quantidade (a carne pode vir com mais ou menos gordura, mais ou menos água, etc). Então, o sistema vai fazer o cálculo com base nos dados e é recomendável que quem estiver operando faça pequenas correções na quantidades, se for o caso.

Podemos ver o resultado desta operação indo em Menu Principal > Vendas. Na parte de insumos vemos um novo item "Transf. Hamburguer". Clicando sobre ele, podemos ver no guia à direita que está saindo do estoque de 5,05 kg de carne moída e entrando 34 hambúrgueres (o sinal negativo representa a entrada no estoque):

Quando eu fechar o turno, já será gerado o estoque de hambúrgueres.

Vamos ver como se dá a saída desse hambúrguer. O produto do final é o hambúrguer já preparado, como um sanduíche, vamos chamá-lo de "burguer', para facilitar a explicação. Então, na ficha técnica do burguer, acrescentamos o hambúrguer cru. Para isso vamos em "Produto" no Menu Principal e procuramos pelo burguer. Na janela que se abre quando clicamos sobre o produto, escolhemos a opção "ficha técnica" e depois clicamos em "adicionar":

No guia que se abre do lado direito, colocamos o "hambúrguer cru 150g" no campo "insumo". Em quantidade colocamos "1" (um burguer leva um hambúrguer) e marcamos a opção "gasto automático" (o hambúrguer necessariamente estará no burguer). Depois clicamos em "Salvar Componente":

Agora, toda vez que tiver a saída de um burguer, o sistema vai registrar também a saída do hambúrguer cru. Vamos simular uma venda para ver como vai aparecer em tela. Vamos em Menu Principal > Vendas, clicamos no botão de nova mesa, abrimos uma nova comanda e depois vamos em "abrir venda":

Depois de acrescentar o pedido do burguer na mesa e finalizar a venda, podemos ver que o sistema mostra a saída de um hambúrguer cru, que está associado ao burguer:

Uma alternativa que ajuda a fazer a transformação mais rapidamente é acrescentar a carne moída na própria ficha técnica do hambúrguer cru. Vamos colocar 160 gramas ao invés de 150 para dar uma margem de perda do insumo. Neste caso, vamos deixar desmarcada a opção "gasto automático" e marcar a opção "transformação" porque assim o sistema já usará estes dados sempre que fizer a transformação:

Agora, quando fizermos a transformação, o sistema já vai "puxar" todas as informações e proporções de quantidade salvas:

1. Transferência para outros estabelecimentos do mesmo grupo

Entradas

1. Compra de mercadoria
2. Porcionamentos (saída de insumos e entrada de produto final)

Ajustes

1. Contagens
2. Zerar estoque a cada compra

Passos

A maioria das saídas de mercadorias, o próprio sistema faz, já que controla 100% das vendas.

Os próximos passos para ter um bom controle de estoque, na ordem que deve ser seguida são:

1. Lançar tudo que tem saida de estoque, mesmo que seja cortesia, pra consumo dos sócios ou perda.

2. Dar entrada nas compras (e associar produtos de fornecedores com itens internos)

2.1 Fazer uma varredura nos produtos, definindo boas "unidades" de trabalho ("UN" normalmente é má idéia) - recomenda-se adotar um padrão, ex: GF, Lata, L, GF700ml, KG, Porção, Saco1Kg, Pct200g, ...

3. Fazer contagem periódica (semanal, é o aconselhável)

3.1 Defina "grupos de compras" para agilizar sua contagem

3.2 Defina os produtos que terão saída automática (no momento de uma nova compra)

4. Definir fichas técnicas, fazendo com que a saída se dê na venda do produto final.

5. Aplicar rotinas de porcionamento (transformação de Insumos em Produtos Finais)

Prioridades e prioridades

Priorize que tipo de produto você vai controlar:

1. O que é mais fácil primeiro e não precisa de ficha técnica: coisas que você compra algo pra vender, sem nenhuma preparação (ex: refrigerantes, vinhos, cerveja, garrafas de uisque vendidas na unidade, etc.)

2. O que tem maior valor agregado, mas precisa de ficha técnica: proteínas, destilados (em dose, por exemplo), combos

3. Itens de mais baixo valor.

4. Não controle aquilo que simplesmente não vale a pena: o controle não pode custar mais caro do que a coisa controlada, mas tenha em mente que a perda controle de parte do estoque pode trazer efeitos negativos para a equipe, arriscando todo o processo. Avalie!

Recebimento de Mercadoria

Na opção ESTOQUE > RECEBIMENTO [1] do ContaHUB, é possível dar recebimento das mercadorias compras.

O próprio sistema consulta a Receita Federal em alguns momentos do dia e já baixa os XML das compras realizadas com NF-e.

Ao clicar sobre uma NF, a tela com os itens é exibida:

Na tela da NF, é possível ter várias visões... (itens, duplicatas, XML, NF-e, comparativo, etc.) Para dar recebimento, é só informar a data de entrada no estoque.

Dados da NF-e do Fornecedor

Todos os dados em verde se referem aos dados do produto, como o fornecedor trata.

É preciso fazer a "associação" correta para os produtos da empresa.

Em algumas situações, o valor da nota pode ser diferente do valor que consta no sistema:

A princípio isso não deveria acontecer, mas é possível que ocorra quando o valor que foi dado na cotação do produto não inclua alguns adicionais, o que faz com que os dois valores fiquem diferentes. Repare que, nestes casos, o valor da nota está em verde e o valor que consta no sistema está em azul (destacados em vermelho). Se os dois valores estivessem iguais, estariam ambos na cor preta, (destacados em laranja) .

Se fosse uma caixa de cerveja por exemplo, faria sentido o valor não coincidir porque o preço em azul seria o da garrafa (a unidade de medida que o estabelecimento usa para cerveja) e o preço em verde seria da caixa:

Na imagem acima, os valores que tem como medida a garrafa (valores do sistema) estão destacados em vermelho e os valores que tem como medida a caixa (valores da nota) estão destacados em laranja.

No primeiro caso, em que a unidade de medida é a mesma para o estabelecimento e para a nota fiscal (kg), o normal era que o valor também fosse o mesmo.

Alteração de dados de Produtos na Associação

Na associação de Produtos, você pode aproveitar e corrigir dados cadastrais do produto, tais como a Unidade de Medida, o Fator de Conversão ou os dados fiscais. Pra isso, utilize o Botão sinalizado abaixo, ou um Duplo Click sobre os campos de Fator de Conversao e Unidade:

IMPORTANTE: Se o cadastro e associações existem a mais tempo, assista esse vídeo, que endereça questões mais complexas:

https://www.youtube.com/watch?v=GfQhzsj-ZoY&list=PLbmmrhckATEusAwQk-IAX6U72DHSgY8t_&index=8

Alertas de divergência de cadastro

Embora provável, não obrigatoriamente o fornecedor está com o cadastro correto.

Comparação de preços com outros fornecedores

Nota não baixadas (NenhumDoc)

O ContaHUB acessa a Fazenda, em alguns momentos do dia.

Dependendo do momento, a NF já existe no Banco, mas não é possível ainda baixar o XML completo e é preciso esperar algum tempo até que a SEFAZ disponibilize o arquivo (pode ser 5 minutos ou 1 hora), e comandar manualmente a baixa do arquivo: