Estoque

Passos para controlar o estoque

O ContaHUB possui várias rotinas que ajudará ao estabelecimento a controlar seu estoque de mercadorias.

A movimentação de estoque se dá pelos seguintes meios:

Saídas

1. Venda de mercadoria
2. Perda de mercadoria
3. Utilização de insumos em um produto vendido (por meio de Ficha Técnica)
4. Porcionamentos (transformação de insumos em produto final - ou em produto intermediário)
5. Transferência para outros estabelecimentos do mesmo grupo

Entradas

1. Compra de mercadoria
2. Porcionamentos (saída de insumos e entrada de produto final)

Ajustes

1. Contagens
2. Zerar estoque a cada compra

Passos

A maioria das saídas de mercadorias, o próprio sistema faz, já que controla 100% das vendas.

Os próximos passos para ter um bom controle de estoque, na ordem que deve ser seguida são:

1. Lançar tudo que tem saida de estoque, mesmo que seja cortesia, pra consumo dos sócios ou perda.

2. Dar entrada nas compras (e associar produtos de fornecedores com itens internos)

2.1 Fazer uma varredura nos produtos, definindo boas "unidades" de trabalho ("UN" normalmente é má idéia) - recomenda-se adotar um padrão, ex: GF, Lata, L, GF700ml, KG, Porção, Saco1Kg, Pct200g, ...

3. Fazer contagem periódica (semanal, é o aconselhável)

3.1 Defina "grupos de compras" para agilizar sua contagem

3.2 Defina os produtos que terão saída automática (no momento de uma nova compra)

4. Definir fichas técnicas, fazendo com que a saída se dê na venda do produto final.

5. Aplicar rotinas de porcionamento (transformação de Insumos em Produtos Finais)

Prioridades e prioridades

Priorize que tipo de produto você vai controlar:

1. O que é mais fácil primeiro e não precisa de ficha técnica: coisas que você compra algo pra vender, sem nenhuma preparação (ex: refrigerantes, vinhos, cerveja, garrafas de uisque vendidas na unidade, etc.)

2. O que tem maior valor agregado, mas precisa de ficha técnica: proteínas, destilados (em dose, por exemplo), combos

3. Itens de mais baixo valor.

4. Não controle aquilo que simplesmente não vale a pena: o controle não pode custar mais caro do que a coisa controlada, mas tenha em mente que a perda controle de parte do estoque pode trazer efeitos negativos para a equipe, arriscando todo o processo. Avalie!

Recebimento de Mercadoria

Na opção ESTOQUE > RECEBIMENTO [1] do ContaHUB, é possível dar recebimento das mercadorias compras.

O próprio sistema consulta a Receita Federal em alguns momentos do dia e já baixa os XML das compras realizadas com NF-e.

Ao clicar sobre uma NF, a tela com os itens é exibida:

Na tela da NF, é possível ter várias visões... (itens, duplicatas, XML, NF-e, comparativo, etc.) Para dar recebimento, é só informar a data de entrada no estoque.

Dados da NF-e do Fornecedor

Todos os dados em verde se referem aos dados do produto, como o fornecedor trata.

É preciso fazer a "associação" correta para os produtos da empresa.

Alteração de dados de Produtos na Associação

Na associação de Produtos, você pode aproveitar e corrigir dados cadastrais do produto, tais como a Unidade de Medida, o Fator de Conversão ou os dados fiscais. Pra isso, utilize o Botão sinalizado abaixo, ou um Duplo Click sobre os campos de Fator de Conversao e Unidade:

IMPORTANTE: Se o cadastro e associações existem a mais tempo, assista esse vídeo, que endereça questões mais complexas:

https://www.youtube.com/watch?v=GfQhzsj-ZoY&list=PLbmmrhckATEusAwQk-IAX6U72DHSgY8t_&index=8

Alertas de divergência de cadastro

Embora provável, não obrigatoriamente o fornecedor está com o cadastro correto.

Comparação de preços com outros fornecedores

Nota não baixadas (NenhumDoc)

O ContaHUB acessa a Fazenda, em alguns momentos do dia.

Dependendo do momento, a NF já existe no Banco, mas não é possível ainda baixar o XML completo e é preciso esperar algum tempo até que a SEFAZ disponibilize o arquivo (pode ser 5 minutos ou 1 hora), e comandar manualmente a baixa do arquivo: