Estoque

Passos para controlar o estoque

O ContaHUB possui várias rotinas que ajudará ao estabelecimento a controlar seu estoque de mercadorias.

A movimentação de estoque se dá pelos seguintes meios:

Saídas

1. Venda de mercadoria
2. Perda de mercadoria
3. Utilização de insumos em um produto vendido (por meio de Ficha Técnica)
4. Porcionamentos - Transformação de insumos em produto final - ou em produto intermediário
5. Transferência para outros estabelecimentos do mesmo grupo

Entradas

1. Compra de mercadoria
2. Porcionamentos (saída de insumos e entrada de produto final)

Ajustes

1. Contagens
2. Zerar estoque a cada compra

Passos

A maioria das saídas de mercadorias, o próprio sistema faz, já que controla 100% das vendas.

Os próximos passos para ter um bom controle de estoque, na ordem que deve ser seguida são:

1. Lançar tudo que tem saida de estoque, mesmo que seja cortesia, pra consumo dos sócios ou perda.

2. Dar entrada nas compras (e associar produtos de fornecedores com itens internos)

2.1 Fazer uma varredura nos produtos, definindo boas "unidades" de trabalho ("UN" normalmente é má idéia) - recomenda-se adotar um padrão, ex: GF, Lata, L, GF700ml, KG, Porção, Saco1Kg, Pct200g, ...

3. Fazer contagem periódica (semanal, é o aconselhável)

3.1 Defina "grupos de compras" para agilizar sua contagem

3.2 Defina os produtos que terão saída automática (no momento de uma nova compra)

4. Definir fichas técnicas, fazendo com que a saída se dê na venda do produto final.

5. Aplicar rotinas de porcionamento (transformação de Insumos em Produtos Finais)

Prioridades e prioridades

Priorize que tipo de produto você vai controlar:

1. O que é mais fácil primeiro e não precisa de ficha técnica: produtos de revenda, sem nenhuma preparação (ex: refrigerantes, vinhos, cerveja, garrafas de uísque vendidas na unidade, etc.)

2. O que tem maior valor agregado, mas precisa de ficha técnica: proteínas, destilados (em dose, por exemplo), combos, drinks

3. Itens de mais baixo valor.

4. Não controle aquilo que simplesmente não vale a pena: o controle não pode custar mais caro do que a coisa controlada, mas tenha em mente que a perda controle de parte do estoque pode trazer efeitos negativos para a equipe, arriscando todo o processo. Avalie!

Recebimento de Mercadoria

Na opção ESTOQUE > RECEBIMENTO [1] do ContaHUB, é possível dar recebimento das mercadorias compras.

O próprio sistema consulta a Receita Federal em alguns momentos do dia e já baixa os XML das compras realizadas com NF-e.

Ao clicar sobre uma NF, a tela com os itens é exibida:

Na tela da NF, é possível ter várias visões (itens, duplicatas, XML, NF-e, comparativo, etc.) Para dar recebimento, é só informar a data de entrada no estoque.

Dados da NF-e do Fornecedor

Todos os dados em verde se referem aos dados do produto, como o fornecedor trata.

É preciso fazer a "associação" correta para os produtos da empresa.

Em algumas situações, o valor da nota pode ser diferente do valor que consta no sistema:

A princípio isso não deveria acontecer, mas é possível que ocorra quando o valor que foi dado na cotação do produto não inclua alguns adicionais, o que faz com que os dois valores fiquem diferentes. Repare que, nestes casos, o valor da nota está em verde e o valor que consta no sistema está em azul (destacados em vermelho). Se os dois valores estivessem iguais, estariam ambos na cor preta, (destacados em laranja) .

Se fosse uma caixa de cerveja por exemplo, faria sentido o valor não coincidir porque o preço em azul seria o da garrafa (a unidade de medida que o estabelecimento usa para cerveja) e o preço em verde seria da caixa:

Na imagem acima, os valores que tem como medida a garrafa (valores do sistema) estão destacados em vermelho e os valores que tem como medida a caixa (valores da nota) estão destacados em laranja.

No primeiro caso, em que a unidade de medida é a mesma para o estabelecimento e para a nota fiscal (kg), o normal era que o valor também fosse o mesmo.

Alteração de dados de Produtos na Associação

Na associação de Produtos, você pode aproveitar e corrigir dados cadastrais do produto, tais como a Unidade de Medida, o Fator de Conversão ou os dados fiscais. Pra isso, utilize o Botão sinalizado abaixo, ou um Duplo Click sobre os campos de Fator de Conversao e Unidade:

IMPORTANTE: Se o cadastro e associações existem a mais tempo, assista esse vídeo, que endereça questões mais complexas:

https://www.youtube.com/watch?v=GfQhzsj-ZoY&list=PLbmmrhckATEusAwQk-IAX6U72DHSgY8t_&index=8

Alertas de divergência de cadastro

Embora provável, não obrigatoriamente o fornecedor está com o cadastro correto.

Como Resolver?

1° Coloque o mouse exatamente nesse local e em seguida arraste para a direita para ter acesso a mensagem:

2° Agora que estamos vendo exatamente qual o erro, basta atualizar o dado incorreto:

3° Clique uma vez no produto que será corrigido, nesse caso, a água tônica. Irá aparecer a tela "Fornecedor Produto" à direita:

4° Clique no botão "Alterar Produto":

5° Corrija o dado que veio incorreto do fornecedor, em seguida, clique em "Alterar Produto":

Pronto! Caso apareça um erro em outro dado fiscal, repita o processo.

Comparação de preços com outros fornecedores

Nota não baixadas (NenhumDoc)

O ContaHUB acessa a Fazenda, em alguns momentos do dia.

Dependendo do momento, a NF já existe no Banco, mas não é possível ainda baixar o XML completo e é preciso esperar algum tempo até que a SEFAZ disponibilize o arquivo (pode ser 5 minutos ou 1 hora), e comandar manualmente a baixa do arquivo:

Criando grupos pelo estoque

Para funcionários que não possuem superusuário, essa é a única forma de se criar um novo grupo.

Confira o passo a passo em imagens:

Primeiro deve-se entrar na aba de 'Estoque':

em seguida, 'Recebimento':

escolher a nota do produto que fará parte desse novo grupo, clicar no produto:

clicar na opção de '+':

decidir um nome para o produto e, quando clicar na opção 'Grupo' a última opção será '+Novo Grupo':

Por fim, clique em 'Criar Produto e Associar':