Mudanças entre as edições de "Financeiro"

Edição das 18h39min de 27 de janeiro de 2022

O módulo Financeiro do ContaHUB é bem completo e faz uso de importação de extratos para automatizar as rotinas.

Para o sucesso na implantação das rotinas, sugerimos que a empresa implemente gradualmente as rotinas:

implemente inicialmente as rotinas de controle de Recebíveis (importação de extrato de adiquirentes)
em seguida, implemente a rotina de Contas a Pagar (a alimentação dos boletos se dá pelas compras - a baixa, pela importação do extrato bancário)
após o Conta a Pagar sedimentado, comece a classificar as despesas e apurar corretamente no Plano de Contas (na mesma rotinas de importação de extrato bancário)
a Folha de Pagamento também pode ser importada e essa é uma informação muito importante para a correta apuração do resultado
passe a classificar os dados operacionais para que os demais dados necessários ao DRE sejam corretamente apurados.

É necessária uma boa conceituação sobre o Plano de Contas e o método de Partidas Dobradas para que os resultados sejam apurados.

É importante avaliar a possibilidade de contratar um treinamento específico sobre as rotinas financeiras, como uma forma de acelerar a implantação.

Plano de Contas

financeiro.cc

O ContaHUB possui um plano de contas gerencial, cujas contas possuem um código hierarquico mnemônico (com letras - ex: "A.B.BB") para a acumulação de valores contábeis.

Em contabilidade, temos algo semelhante, mas que utiliza códigos numéricos. Ex: "1.1.1.001.001".

Cada operação no sistema (uma venda, uma compra, uma perda de mercadoria), equivale a um ou mais lançamentos nessa contabilidade.

Veja os conceitos de Partidas Dobradas e, depois, veja mais detalhes sobre Plano de Contas.

Partidas dobradas

O ContaHUB utiliza o método das partidas dobradas, muito popular em contabilidade, para efetuar os controles financeiros.

Basicamente, um recursos SEMPRE sai de uma conta e entra em outra, ou seja, tem uma ORIGEM e um DESTINO.

Por exemplo: Uma venda de R$10, (tendo uma receita) que foi paga no cartao de credito pelo cliente (me gerou um recebivel). Em um outro caso, a venda foi de R$5 e o cliente pagou em dinheiro. Esses casos se traduziriam em lançamentos dessa forma:

Origem: RECEITA

Destino: RECEBÍVEIS

Valor: R$10

Origem: RECEITA

Destino: CAIXA

Valor: R$5

Para cada venda, haveria um lançamento similar, fazendo aumentar (ou diminuir dependendo da otica) os saldos das contas origem/destino.

Em contabilidade, utiliza-se o termo CREDITAR a conta de origem e DEBITAR a conta de destino.

Na otica do emnpresário, que está acostumado com creditos e debitos em conta corrente, seria o inverso, portanto, evitaremos esses dois termos para diminuir a confusão. Utilizaremos os termos SAIU da conta de origem e ENTROU na conta de destino. Internamente, o saldo da conta de origem vai ficar negativo e o da conta de destino ficará positivo.

Considerando os dois lançamentos do exemplo, teriamos ao final da operação:

Conta RECEITA - Saldo (R$15) (-R$15 na verdade)

Conta RECEBÍVEIS - Saldo R$10

Conta CAIXA - Saldo R$5

Se o usuário quiser saber quanto vendeu, basta olhar o saldo da conta RECEITA. Se quiser saber quanto tem a receber da operadora de cartao, basta olhar o saldo da conta RECEBÍVEIS. Se quiser saber quanto tem em caixa, observa o saldo da conta CAIXA. (além de olhar na gaveta, lógico)

Veja uma explicação mais detalhada do método em Financeiro :: Partidas Dobradas.

Lançamentos

financeiro.lanc

Um lançamento é a representação de uma operação no sistema contendo, além de descrição e valor, outros dados importantes:

Data - data da competência do lançamento (uma data de uma compra, data de um pagamento, data de um depósito, data de contração de uma obrigação, etc...)

lan_data

CC.Origem - Conta do plano de contas de onde saem os recursos

cc_codigo_deb

CC.Destino - Conta do plano de contas de onde onde entrarão os recursos

cc_codigo_cred

Documentos de Entrada/Saída - Identificador (não necessariamente único) do lançamento, importado, por exemplo, de um extrato bancário
Dados operacionais - Identificador da compra, do turno, da venda, do produto e/ou do grupo a que se refere o lançamento

lan_tipo

Tipo - forma como o lançamento foi alimentado no sistema:
- Manual
- Venda | Grupo
- Venda | Produto
- Venda | Taxa
- Pag | Recebimento
- Pag | Deposito
- Pag | Taxa
- Compra | Duplicata
- Compra | Grupo
- Compra | Produto
- Estoque | Grupo
- Estoque | Produto
- Desconto | Total
- Desconto | Parcial
- Banco | Extrato
- Cartao | Extrato
- RH | Folha
- Excel | Manual
- Ajuste
- Contagem
- Telegram

Os lançamentos no ContaHUB podem ser gerados por meio de três rotinas:

Caixa - operações do caixa em dinheiro
Classificação - geração de lançamentos contábeis a partir dos dados operacionais
Lançamentos - importação de documentos externos e lançamentos manuais

Classificação

A classificação é a rotina de geração dos lançamentos contábeis, a partir dos dados operacionais do sistema. O sistema agrupa várias vendas, separando produtos com valores diferentes.

Quando as vendas estão agrupadas, o mesmo produto vendido pelo mesmo preço gera um único lançamento com a soma dessas vendas. Por exemplo, na linha destacada na figura abaixo, o sistema gerou um único lançamento de "7 X R$100", que é o valor pelo qual o produto foi vendido:

Por padrão, o agrupamento de vendas vai estar marcado como "S" na coluna "agrupamento" ao lado de "CC-Vendas", ou seja, vai estar ativado. Para desativá-lo, basta colocar "N" na mesma coluna:

Conciliação de extrato bancário

Importação de extratos

É possível importar os seguintes extratos no sistema:

Batimento de saldo

Classificação de caixa

Nessa classificação temos todos os lançamentos de saída de dinheiro no Caixa, como podemos ver abaixo na compra de um detergente:

Nesse caso podemos classificar essa conta de acordo com seu destino sendo uma despesa ou um estoque, deve-se decidir um padrão para classificações. Nesse caso aparentemente a melhor opção é classificá-la como um estoque de produtos de limpeza:

De forma mais fácil podemos usar a Frente de Loja para convencionar descrições que levam o sistema a decidir e classificar sozinho o lançamento. Como por exemplo para "freela", todos lançamentos com essa descrição serão classificados de forma automatica como podemos ver abaixo:

Nesse caso o lançamento foi classificado de forma automatica para "D.P.Extra - Pessoal Extra" pelas configurações da Frente de Loja.

Recebíveis

O que são Recebíveis

Recebíveis são todos os pagamentos das vendas registradas no sistema cujo recebimento do valor não é realizado imediatamente.
Uma venda paga em cartão de crédito, por exemplo, pode levar até 30 dias para entrar na conta.
Da mesma forma, o pagamento em uma plataforma de delivery (iFood, por exemplo) é um recebível.

O que é a Conciliação

Basicamente, a conciliação nada mais é que garantir que aquilo que está registrado no sistema é o que realmente aconteceu, por exemplo, na sua maquininha de cartão.
Na conciliação, o extrato da adiquirente ou da plataforma é importado e o sistema "tenta" fazer o batimento com os pagamentos registrados no sistema.
O sistema possui diversas inferências para identificar os pagamentos que levam em consideração o horário das transações, o tipo (se débito, crédito, etc..), o valor (tem que ser coincidente), os digitos do cartão e o código da autorização.
Vale lembrar que, uma vez que o estabelecimento não possui maquininha integrada, é possível que haja erro de digitação e de informações sobre o pagamento, portanto, considera-se confiável a informação, somente quando esta advém do extrato da adiquirente.

Importação do extrato da adiquirente

É possível importar o extrato das adiquirentes para fazer o batimento com os pagamentos recebidos e registrados no sistema.

Resolvendo as Inconsistências

Na conciliação de recebíveis, quando o pagamento ainda não estiver completamente conciliado (com a data do crédito na conta), ele pode vir SEMI-CONCILIDADO, o que significa que as colunas apontadas pelas setas vermelhas são coincidentes:

Assim como os registros do tipo "já conciliado" um ENVIO desconsiderará estes.

Classificação de recebíveis

Na classificação de recebíveis, só precisamos que as contas sejam direcionadas para uma conta A.R e sua subconta, como Ifood, BB, Cielo.

Abaixo podemos ver como criar um padrão para as classificações sejam feitas de forma automática:

Configurações das Formas de Pagamento

As formas de pagamento podem ser configuradas previamente para que o sistema gere os lançamentos corretamente.

Em uma empresa que funcione bem a conciliação de recebíveis e extratos bancários, somente a coluna "CC-Recebível" é necessária, já que essa determina para onde será distribuido o recebível (oriundo de A.R.X).

As demais colunas, caso estejam preenchidas, gerarão automaticamente, os lançamentos de desconto de taxas e o depósito bancário do recebível. (essa informação, normalmente vem do extrato do recebível, portanto, desnecessária).

Conferência de lançamento bancário

Para realizar a conferência dos lançamentos e confirmar se os saldos estão batendo, será necessário possuir o extrato original em formado PDF

Como gerar o arquivo do extrato em formato PDF

Financeiro :: Extrato :: Sicoob Cartão de Crédito PJ

Caixa

Teste recebíveis

Classificação de descontos

Um desconto é uma operação onde o estabelecimento nao paga nem recebe nenhum valor de ninguém, portanto, não há nenhum movimento financeiro.

Porém, é interessante mapear os diversos tipos de descontos e mensurar os valores em cada um deles.

Acesse as Contas de desconto no Plano de Contas.

Para isso, há uma rotina de classificação desses valores de descontos aplicados em vendas do dia:

Classificação de vendas

Corrigindo Erros de Lançamentos

Exemplo 1: Produto com conta errada

Classificação de compras

Sempre depois de recebida

Veja aqui como organizar as compras de um fornecedor específico.

Contas a pagar

Folha de Pagamento

Importando a folha de pagamento

O primeiro passo é ter certeza de que o documento em PDF em mãos se trata do recibo de pagamento:

Depois disso é necessário transformar o pdf em html, e pra isso é necessário jogar o documento para ser transformado especificamente nesse site:

Após isso você irá receber uma pasta zip, e vai precisar abrir o link que contém dentro dessa pasta para abrir uma página com o pdf transformado:

Abrindo essa página você vai precisar pressionar os comandos CRTL + A, CRTL + C:

Por fim, só é necessário colar (ou pressionar CRTL + V) para colar dentro do sistema e pressionar "envia":

Traduzindo Matrículas e Rubricas

O sistema de folha de pagamento configura os itens de uma Folha de Pagamento (ex: Salário) para um código de Rubrica (ex: 001) e também cadastra cada funcionário em uma "matrícula" diferente. Ex: Funcionário Blenon que aparece nos exemplos abaixo, tem matrícula 01008.

É necessário que esses códigos sejam ensinados ao ContaHUB para que as Contas de apuração no plano de contas sejam decididas automaticamente (e corretamente).

Na primeira importação da folha o sistema não conseguirá decidir sobre nenhuma conta do plano de contas e a coluna de observações apontará o problema.

Com um Duplo click na coluna de observação, é possível "ensinar" o padrão de reconhecimento das contas:

IMPORTANTE: Após os padrões de reconhecimento alimentados, refaça a importação dos dados, antes de salvar.

As Contas que nao haviam sido criadas ainda, aparecerão em vermelho:

Importação de resumo no Excel

Se a contabilidade exporta a folha de pagamentos em formato excel, conforme abaixo, marque todas as linhas de dados (Não utilize Ctrl-T ou o Navegador irá travar)

Em Financeiro > Lançamentos, use o Botão TXT e copie os dados com Ctrl-V:

@@ Linha 203: / Linha 203: @@
 === Classificação de recebíveis ===
+Na classificação de recebíveis, só precisamos que as contas sejam direcionadas para uma conta A.R e sua subconta, como Ifood, BB, Cielo.
+Abaixo podemos ver como criar um padrão para as classificações sejam feitas de forma automática:
+:[[File:ClipCapIt-220127-182932.PNG|400px]]
 ==== Configurações das Formas de Pagamento ====